ERP-koppeling met de logistieke partner, volledig automatisch.
Goederenontvangsten en uitleveringen worden automatisch vanuit Exact Online naar de FTP-server van de logistieke partner gestuurd, als CSV in precies het formaat dat de partner hanteert. De nieuwe koppeling heeft eerst enkele weken parallel gedraaid en is pas daarna in gebruik genomen. Volledig werkend opgeleverd binnen vier weken.
Ontvangsten en leveringen uit Exact gaan vanzelf naar de logistieke partner.
De uitdaging
Een schakel vervangen zonder dat de keten stilvalt.
Perfect Foil produceert en levert folie, wereldwijd. De administratie draait in Exact Online, opslag en verzending zijn uitbesteed aan een externe logistieke partner, die goederenontvangsten en uitleveringen als bestanden ophaalt van een FTP-server.
De bestaande koppeling moest worden vervangen. De opdracht was niet om nieuwe functionaliteit toe te voegen, maar om een dagelijks gebruikte schakel over te nemen zonder de keten te onderbreken.
Dagelijks gaan goederenontvangsten en uitleveringen van Exact naar de partner. Valt die stroom weg, dan weet het magazijn niet wat er binnenkomt of moet worden uitgeleverd, en komen zendingen stil te liggen.
Voor de partner moest alles ongewijzigd blijven: dezelfde mappen, bestandsnamen, hetzelfde formaat en hetzelfde FTP-account. Aan hun zijde mocht de overstap niet merkbaar zijn.
Onze aanpak
Wat we bouwden.
Bestaande systemen blijven in gebruik. Daartussen bouwen we precies wat dit proces nodig heeft, met controle op elke stap en de beslissing bij de mensen die het werk kennen.
- 01
Eigen koppeling, eigen app
Gehost op een eigen Europese server, met een eigen Exact-app die is goedgekeurd door de Exact App Store. Daarmee is de afhankelijkheid van de oude koppeling weggenomen.
- 02
Alleen de relevante stromen
Ontvangsten en uitleveringen van het afgesproken magazijn worden omgezet naar CSV en in de juiste FTP-map geplaatst.
- 03
Nauwkeurig tot in detail
Een ontvangst bevat het werkelijke ontvangstnummer, de datum en batchnummers, een uitlevering het leveradres uit de goederenlevering zelf, ook wanneer dat afwijkt van de verkooporder.
- 04
Eerst parallel, dan omschakelen
Enkele weken parallel gedraaid zonder te verzenden, met wekelijks een vergelijking per regel. Pas bij identieke bestanden en na akkoord van Perfect Foil is overgeschakeld.
Onderdelen
Het resultaat
Wat het oplevert.
Geen handmatig werk tussen administratie en magazijn.
Ontvangsten en uitleveringen komen automatisch bij de logistieke partner aan, in precies het formaat dat zij hanteren.
Overgestapt zonder stilstand.
Dankzij de parallelle periode veranderde er voor de partner niets: dezelfde mappen, bestandsnamen en hetzelfde formaat.
In eigen beheer.
De koppeling draait op eigen Europese infrastructuur. Bij een storing volgt direct een melding, in plaats van een fout die onopgemerkt blijft.
“Van aanvraag tot oplevering van het project hebben wij een zeer vlotte en professionele communicatie ervaren. Het project (een koppeling tussen Exact Online en een FTP-server maken) naar volle tevredenheid, werkend in slechts 4 weken opgeleverd. Wij raden Wave AI Solutions absoluut aan!”
Over de opdrachtgever
- Bedrijf
- Produceert en levert folie, wereldwijd
- Administratie
- Exact Online
- Logistiek
- Externe partner, bestanden via FTP
- Systemen
- Exact Online · FTP · eigen EU-server
Veelgestelde vragen
Wat we vaak gevraagd worden.
Kun je Exact Online koppelen aan een FTP-server van een logistieke partner?+
Ja. Via een eigen app op de Exact Online API worden goederenontvangsten en uitleveringen opgehaald, omgezet naar het bestandsformaat dat de logistieke partner verwacht (bijvoorbeeld CSV) en automatisch op de afgesproken FTP-mappen geplaatst. Bij Perfect Foil draait die koppeling op een eigen Europese server.
Hoe vervang je een bestaande koppeling zonder dat de logistieke keten stilvalt?+
Door de nieuwe koppeling eerst mee te laten kijken zonder te versturen en de bestanden die zij aanmaakt week na week naast die van de bestaande koppeling te leggen. Pas als de bestanden identiek zijn en de klant dat bevestigt, wordt er omgeschakeld.
Merkt de logistieke partner iets van een nieuwe koppeling?+
Als het goed is niet. Dezelfde mappen, dezelfde bestandsnamen, hetzelfde formaat en hetzelfde FTP-account blijven in gebruik. In de praktijk hoeft de partner alleen het nieuwe IP-adres op de toegangslijst van de FTP-server te zetten.
Welke gegevens gaan er in zo'n Exact Online koppeling mee?+
Bij Perfect Foil zijn dat de goederenontvangsten en de uitleveringen van één magazijn, inclusief ontvangstnummer, werkelijke ontvangstdatum, batchnummers en het leveradres zoals dat bij de goederenlevering is vastgelegd.
Contact
Plan eenkennismaking.
Wilt u ontdekken hoe automatisering uw werkprocessen kan verbeteren? Plan direct een kennismaking of stuur ons een bericht.
Plan uw kennismakingsgesprek
Kies een tijdstip dat voor u uitkomt en laten we bespreken hoe automatisering uw werkprocessen kan verbeteren.
Wij bespreken graag vrijblijvend wat er mogelijk is
Opent in een nieuw tabblad, of mail [email protected]
Liever direct bellen?
+31 6 42019431